Déclaration des sessions et des candidats : les bons réflexes pour sécuriser vos formations
Déclarer une session, renseigner ses candidats, mettre à jour ses informations … Ces démarches peuvent sembler administratives. Elles sont en réalité au cœur de la conformité et de la validité de vos formations certifiantes.
L’ADEF souhaite rappeler les règles essentielles à maîtriser pour éviter toute interruption d’activité et garantir la reconnaissance de vos certifications.
Anticiper la déclaration des sessions : une étape clé
Toute session de formation doit être déclarée au moins 15 jours avant son démarrage, à la fois auprès du CNAPS et sur votre espace ADEF.
Dès cette première déclaration, vous devez :
- indiquer la date d’examen,
- ouvrir la session, même sans candidats, en cochant la mention dédiée.
Ce point est fondamental : aucune déclaration tardive n’est possible, le système bloque toute saisie hors délai. Autrement dit, sans anticipation, la session ne pourra pas être validée.
Compléter progressivement les informations
Une fois la session ouverte, vous devez renseigner l’ensemble des informations liées à la formation : planning, modalités d’enseignement …
Les données concernant les stagiaires (nombre et identité) peuvent être ajustées jusqu’au premier jour de la formation inclus.
Mais attention : la liste complète des candidats doit être finalisée au plus tard le jour du démarrage, pour validation par l’ADEF.
Ce fonctionnement permet de concilier souplesse d’organisation et exigence de traçabilité.
Déclaration des candidats : de nouvelles informations à intégrer
Avec l’évolution des cartes préalables délivrées par le CNAPS, la saisie des informations candidats évolue.
Pour chaque stagiaire, vous devez désormais renseigner :
- le type de carte,
- la date de fin de validité,
- le département de délivrance,
- un champ complémentaire libre.
L’objectif est clair : fiabiliser les données et sécuriser les parcours de formation.
L’ADEF reste à vos côtés pour vous accompagner dans ces démarches et maintenir un haut niveau d’exigence au service de la profession.
