Organisme de formation agréé : quels changements devez-vous déclarer à l’ADEF ?
Le ou les agrément(s) délivré(s) par l'ADEF atteste(nt) de la capacité d'un organisme de formation à mettre en œuvre la ou les certifications professionnelles de la branche Prévention-Sécurité dans le respect des exigences définies par les partenaires sociaux.
Toutefois, un agrément repose sur les informations communiquées lors de son instruction. Lorsque certains éléments de l'organisation évoluent, il est donc essentiel d'en informer l'ADEF afin de garantir la conformité du dossier et d'assurer la continuité de l'agrément.
Quels sont les changements concernés ? Pourquoi cette démarche est-elle importante ? Faisons le point.
Pourquoi signaler les évolutions de votre organisme ?
Au fil du temps, un organisme de formation peut connaître différentes évolutions : changement de dirigeant, déménagement, modification de son équipe pédagogique ou encore évolution de sa structure juridique.
Ces changements peuvent avoir un impact sur les conditions dans lesquelles les formations et les certifications sont organisées.
Informer l'ADEF permet :
- De maintenir à jour les informations relatives à votre organisme ;
- De garantir la conformité de votre agrément ;
- De faciliter les échanges avec les équipes de l'ADEF ;
- D'éviter d'éventuelles difficultés lors des contrôles ou du renouvellement de l'agrément.
Quels changements doivent être déclarés ?
Changement de dénomination ou de structure juridique
Toute modification concernant l'identité de l'organisme doit être signalée.
Cela peut notamment concerner :
- Un changement de raison sociale ;
- Une fusion ou une restructuration ;
- Une modification du statut juridique ;
- Un changement de numéro SIRET.
- L’autorisation d’exercer en cours de validité et délivrée par le CNAPS (A mettre à jour dans sur l’extranet de l’ADEF).
- La certification QUALIOPI en cours de validité (A mettre à jour dans sur l’extranet de l’ADEF) ;
- L’agrément INRS ou une convention de partenariat (convention + copie de l’agrément INRS) pour la préparation et la validation du SST en cours de validité (A mettre à jour dans sur l’extranet de l’ADEF).
Ces éléments constituent des informations essentielles pour le suivi administratif de votre agrément.
Changement de dirigeant ou de représentant légal
La gouvernance de l'organisme fait partie des éléments examinés dans le cadre de l'agrément.
En cas de changement de dirigeant ou de représentant légal, il est important d'en informer rapidement l'ADEF afin que les informations administratives soient actualisées.
L’autorisation d’exercice en cours de validité délivrée par le CNAPS aux exploitants individuels et aux personnes morales (A mettre à jour dans sur l’extranet de l’ADEF).
Changement d'adresse ou de site de formation
Un déménagement du siège social, d’un site de réalisation ou l'ouverture d'un nouveau site de formation peuvent avoir des conséquences sur l'organisation des formations et des sessions certificatives.
Toute modification des lieux où sont dispensées les formations ou organisées les certifications doit donc être portée à la connaissance de l'ADEF.
Dans le cas où le prestataire de formation agréé déménage sur un nouveau site de formation, il devra en informer l’ADEF deux mois avant la date prévue du déménagement par mail et transmettre les documents suivants, pour la nouvelle adresse :
- L’attestation assurance RC ;
- Le plan et photos des locaux ;
- L’autorisation d’exercer délivrée par le CNAPS (a minima le récépissé de déclaration au CNAPS de l’activité à la nouvelle adresse) ;
- Le KBIS et l’avis SIRENE identifiant la nouvelle adresse (numéro SIRET en cours de validité).
Une fois les documents reçus, une visite sera réalisée par un contrôleur de l’ADEF sur le nouveau site de formation, à la suite du déménagement.
Modification des coordonnées de contact
Une information aussi simple qu'un changement d’e-mail ou de numéro de téléphone peut avoir des conséquences importantes si elle n'est pas signalée.
Des coordonnées à jour permettent notamment de recevoir les informations relatives aux certifications, aux évolutions réglementaires ou aux procédures administratives.
Quand effectuer cette déclaration ?
L'ADEF recommande de signaler toute évolution dès qu'elle intervient (sauf déménagement deux mois avant sa réalisation).
Plus l'information est transmise rapidement, plus il est facile de mettre à jour le dossier de l'organisme et d'éviter toute difficulté administrative ultérieure.
Anticiper ces démarches est également un moyen de préparer sereinement les futures demandes de renouvellement d'agrément.
Une responsabilité partagée
Maintenir un dossier à jour ne relève pas uniquement d'une obligation administrative. C'est également une démarche qui contribue à la qualité et à la crédibilité du dispositif de certification de la branche Prévention-Sécurité.
En informant l'ADEF des évolutions de leur organisation, les organismes de formation participent activement au maintien d'un cadre de certification fiable, transparent et conforme aux exigences de la profession.
Besoin d'un accompagnement ?
Vous avez un doute sur la nature d'un changement à déclarer ou sur la procédure à suivre ?
Les équipes de l'ADEF sont à votre disposition pour vous accompagner et vous orienter dans vos démarches afin de garantir la conformité de votre agrément.
