Déménagement d’un site de formation : les démarches à effectuer auprès de l’ADEF

Un changement d’adresse de site de formation implique des obligations précises. Tout organisme de formation agréé par l’ADEF doit informer l’organisme certificateur en amont de tout déménagement d’un site de formation, dans le respect des délais et des exigences fixées par le cahier des charges. Cet article détaille les démarches à effectuer et les documents à transmettre pour rester en conformité.

Une obligation réglementaire à respecter

Conformément à l’article 6 du cahier des charges, tout prestataire agréé qui déménage vers un nouveau site de formation est tenu :

• d’informer l’ADEF au minimum deux mois avant la date prévue du déménagement,
• de procéder à cette information par email,
• et de transmettre l’ensemble des justificatifs relatifs à la nouvelle adresse.

Cette information préalable est obligatoire. Elle conditionne la poursuite de l’agrément du site de formation.

Documents à transmettre pour la nouvelle adresse

Lors de la déclaration de déménagement, l’organisme de formation doit transmettre les documents suivants pour le nouveau site :

• Attestation d’assurance Responsabilité Civile (RC) couvrant les activités exercées à la nouvelle adresse ;
• Plan des locaux et photos permettant d’apprécier leur configuration et leur conformité ;
• Autorisation d’exercer délivrée par le CNAPS : à minima, le récépissé de déclaration au CNAPS de l’activité à la nouvelle adresse ;
• Extrait KBIS et avis SIRENE mentionnant la nouvelle adresse, avec un numéro SIRET en cours de validité.

Ces documents sont à transmettre par email à l’ADEF. Tout dossier incomplet ou non conforme peut retarder l’instruction de la demande.

Visite de contrôle du nouveau site de formation

Une fois l’ensemble des documents réceptionnés et examinés par l’ADEF, une visite du nouveau site de formation est réalisée par un contrôleur de l’organisme certificateur. Cette visite intervient après le déménagement et a pour objectif de vérifier la conformité effective des locaux aux exigences du cahier des charges.

La visite de contrôle réalisée sur le nouveau site de formation est facturée à l’organisme de formation agréé. Cette facturation est établie sur la base des frais réels engagés par l’organisme certificateur, incluant notamment les frais de déplacement, le temps d’intervention et les frais associés.

Points de vigilance à retenir

Pour sécuriser la démarche et éviter tout blocage administratif, il est recommandé de :

• anticiper la déclaration dès que le projet de déménagement est confirmé ;
• respecter strictement le délai de deux mois ;
• vérifier la conformité des locaux avant transmission du dossier ;
• transmettre un dossier complet, lisible et à jour dès le premier envoi.

À retenir

Tout déménagement de site de formation doit être déclaré, documenté et contrôlé. Cette procédure permet d’assurer la conformité réglementaire des organismes agréés et la continuité de leur activité de formation dans le cadre des certifications de la branche Prévention-Sécurité.